DD-HOST LAB

時間の管理が下手な自分にはとても大事なことが書いてあります。筆者(Thomas A.Limoncelli氏)は、かの有名なベル研でシステム管理者をしていたときに、これらのノウハウを実践し、非常に有効であることを実感したとのこと。

【目次】

第一章 タイムマネジメントの原則
第二章 集中と割り込み
第三章 ルーチン
第四章 サイクルシステム
第五章 サイクルシステム：作業リストとスケジュール
第六章 サイクルシステム：カレンダーの管理
第七章 サイクルシステム：人生の目標
第八章 優先順位
第九章 ストレスの管理
第十章 電子メールの管理
第十一章 時間の浪費
第十二章 文書化
第十三章 自動化

【第一章でのキーポイント】
・相互不可侵協定により、仕事の割り込みを減らす。他の用事が割り込むと、やるべきことを忘れたり失敗したりして、作業が後退することも。
あるいは、IMやtwitterのようにプッシュされてくる通知も仕舞う。

・今集中すべきでないことは、メモやスケジュールツールへ吐き出す。無理にあれもこれも脳内に置こうとしない。集中できるし、やるべきことを忘れることもなくなる。

・ルーチンワークは習慣化する。毎週特定曜日にガソリンを補充するとか、毎週定時にミーティングをするとか。一見少し無駄があるように思うが、やるべきことを忘れて余計に手間がかかったり、時間を調整するための稼働がかかったりするほうが高くつく。

【第二章でのキーポイント】
・マルチタスクで手を広げ過ぎない。例えば、何か大きいファイルをダウンロードしながら、待ってる間に書類を書く程度ならよい。でも、メールを読みながら、別件のIMを書きながら、さらにtwitterが流れている… のような状況だと、脳内でキャッシュイン、キャッシュアウトのような作業が頻発し、混乱した挙げ句手戻り、という結果になる。それなら、手が必要な作業は一つに絞ったほうが効率がいい。ストレスや睡眠不足が多いときは特に。

・マルチタスクを実施するときは、一つのデイスプレイにすべての作業ウィンドウを出さないほうがよい。ウィンドウを探し出さないといけなくなる。macやgnomeの仮想ディスプレイマネージャーのようなもので画面を切り替えるのがよい。

・繰り返し複数のコマンド（例えばコンパイルと実行）をうつときは、それぞれのコマンド用に専用のターミナルを起動したほうがよい。 コマンド履歴や出力結果を探す手間が省ける。

・朝の最初の一時間は電話等の割り込みが発生しにくい。この時間に単純作業を割り当てるよりも、集中を要する仕事をするとよい。

・情報システムの不具合についてクレームを言う人は、必ずしもすぐに問題が解決されなくても、「この問題によって困っている」ということがシステム管理者に深く認識されていると実感すれば、すんなりしてくれることが多い。逆に、システム管理者が深く認識していても、クレームを言う人にそれが実感されなければ、それはすんなりされにくい。迅速に不具合対処するのも大事だが、まずは深く認識していると相手に実感させること。

・集中して仕事をするために、電話問い合わせ等の割り込みを受ける前に、自己解決やe-mailによる、割り込みのない方法を取らせる。例えば、問い合わせはメールで受け付けたり、簡単なことは皆が見る社内wikiにまとめておくとか。

・プロジェクトの作業中（大きな仕事の作業中）に割り込みが入った場合には、以下の優先順位で選択する
1.委任する：　割り込んできた仕事を本来実施すべき人が他にいるなら、その人に委任する。
2.記録する：　ToDoリストに積んでおく。　大きな仕事を後回しにすると、どこまで仕事をしたかわからなくなってしまい、手戻りのきっかけになる。ただし、緊急の場合は除く。
3.実行する：緊急の用事の場合は、後回しにせず着手する。

・一般的なアドバイス
1.元に戻せない作業（NW切断等）を行う前に、十分すぎるほど確認する。
2.ファイルやこんふぃぐの変更前には、必ずバックアップを取る。
3.うまくいかないときは、マニュアルを読む。
4.デバッグ時の変更は１回１箇所ずつにする。　複数個所を変更して、戻せなくなることが度々ある。　それなら、面倒くさがらず毎回デバッグしたほうが結局早い。
5.頻繁に動作テストをする。ミスをしないスーパーマンはおらず、見えないところでテストを繰り返し、品質を高めている人が、そう見えないだけ。

・ToDoを管理するなら、RequestTrackerを導入するのも手。ToDoをチームメンバーと共有したりしやすい。　ただし、紙媒体(手帳/PAA)のほうが好きならそれでもよい。

【第３章のキーポイント】
・１章でも少し出てきたが、定期的にやらなければならないことは、ルーチン化すること。たとえば、自動車通勤している人は毎週日曜日に給油するとか、バックアップDATテープが１週間程度で切れるなら、毎週月曜日に交換するとか。　これにより、多少給油回数やDAT交換回数が増え、一見無駄が増えるように見えるが、これらを常に気にする稼働や不安、さらにはやるのを忘れていたときに発生する課題対処を考えると、ルーチン化できるものはルーチン化したほうが安くつく。

・以下のものは、出かけるときに必要かどうかを悩むくらいなら、持っていたほうがよい。必要かどうかなんてそのときにならないとわからないし、そこに悩むのは脳の無駄。
1.PDAまたは手帳
2.携帯電話か紙メモ帳
3.ペン
4.財布
5.身分証明書
6.鍵
7.健康保険証
8.ノートPC

・上司と「定期的に」話すこと。上司との打ち合わせの調整や部屋の確保、緊急事態によるリスケジュールやそれによる副作用の対処が発生したら、上司と打ち合わせするためにその倍以上の準備時間がかかるという可能性も。　毎週決まった時間に定例的にチーム打ち合わせを実施したほうが、このような無駄な時間を浪費することもないうえ、打ち合わせる内容を心積もりしておくこともできる。

・チームリーダー的な人であれあ、所管するメンバーを定期的に巡回するのも有効。　「わざわざ上司の所まで相談に行く程でもない」と考えられている課題が放置の上悪化する事態を初期の段階で防ぐことができる。また、部下が上司から無視されていると感じることもなくなる。また、周囲の人がその巡回に合わせてスケジュールを組むようになる。

・顧客のもとを巡回する。これにより、顧客と親密な関係を築くことができる。　また、ITに詳しくない顧客が、不便と感じながらも相談まではしていない些細な問題が多々見つかり、これらを解決することで、組織の生産性が向上した。

・毎日実施しなければならないことは、１日の早いうちに実施する。たとえば、毎日DATテープを交換するというルーチンワークがあった場合、後で実施しようとするとその時間までそのことが気になってしまううえ、終業までに間に合わない可能性も。

・故障対応の場では、まず情報の報告（エスカレーション）を行い、自体が収集するまで、（新しい情報がなくても）定期的に報告を続ける。これにより、故障で被害を受けている人は「とりあえず対応はしてくれている」と安心でき、上司も適切な判断や更なるエスカレーションができる。

・新しいスタッフが転入してきたときは、まず親睦を深め、情報の入手に必要な方法を一通り説明する。新しいスタッフが問題を自己解決したり、適切な人に相談することができるようになれば、上司は長期的に対応稼働を減らすことができる。

・旅行（出張）に出るときは、持ち物リストを早い段階から書き始める。　旅行直前に必要なものをリストアップすると漏れるので、早い段階から作成し始める。　ふとしたときに「これも必要だ」と感じたら、すぐにその持ち物リストに追記する。　なので、持ち物リストは、常に持ち歩くもの(手帳やスマホ)に保管するのがよい。

・繰り返し実施するが、予定されていないものについては、予定を確定する。　たとえば、毎月開催される会議があるが、日時は決まっていない場合、「第２月曜日の朝10時から」と決めてしまう。これにより、メンバーのスケジュール調整や、それが合わなかった場合のリスケジュールの対応稼働が削減できる。

・月に一度くらいは、(同僚以外の)仕事で関係している人達とも昼食を共にする。人間関係を維持できれば、仕事も捗る。

・古い情報誌は捨てる。　今月号を読む暇がない人が、昔の刊号を読むとは考えにくい。いわゆる「断捨離」の考え方。　筆者は週に１時間、割り込みの発生しない個室のような場所で読み、読めなかった分は捨てている。

・優先度が低いが、たまにはやらないといけない仕事の場合、定期的なスケジュールとして登録しておく。たとえば、消耗品の補充は定期的に必要だが、必ず毎週しなければならないとは限らない。それでも、補充を忘れるよりは、補充が必要ないときに無視するだけのほうがよい。

・ルーチンは不要になれば、自然消滅する。なので、「このルーチンは必要か」を考えるのはよいが、あまり心配しなくてよい。

本書と直接つながりませんが、「ビジネスパーソンのための断捨離思考のすすめ」もお勧めです。